headsettel a fülében..
Itt a nyár, csiripelnek a madarak, meleg van, eljött a kikapcsoldás, a pihenés ideje. Mindenki nyaral, feltöltődik energiával, és élvezi a megérdemelt pihenést.
Vagy mégsem? A nyár sok cég életében a legstresszesebb időszak.
Régen a nyár egyfajta „uborkaszezon” volt, kevesebb volt a megrendelés, lassabb, lazább volt a munkavégzés. Ez mára teljesen megváltozott. A megrendelésekben nem érezhető drasztikus visszaesés a nyári időszakban sem. Sőt, sok cég esetében ez kiemelt időszak, mert rengeteg új marketing és reklám kampányt indítanak a nyár folyamán, így megnövekszik a nyomdai megrendeléseik száma is. Ráadásul – mivel náluk is sok kolléga nyaral – sokszor pontatlanabbak a megrendelések, hiszen: „aki intézni szokta az épp nyaral, én csak helyettesítek, de tegnapra kellene mert elfelejtette megrendelni a kolléga mielőtt elment nyaralni..”
Ehhez jön hozzá a saját kollégáink távolléte is. Meg kell oldani, hogy akkor is működjön a cég, akkor se álljon le a termelés, ha az adott munkában kulcsszerepet ellátó kolléga nem elérhető. Ha a GYEK-es, gépmester, nyomdavezető, értékesítő vagy pénzügyes épp két hetes nyaralását tölti olyan helyen ahol teljeséggel lehetetlen őt elérni..
Sok esetben ez megoldhatatlannak is tűnhet, mert nincs megoldva a helyettesítés. A cég pedig nem engedheti meg magának, hogy minden kulcs-pozíció duplázva legyen. Így ha a kolléga nyara, vagy lebetegszik, akkor csak ímmel-ámmal, korlátozottan megoldott a helyettesítése.
Végül a nyaralás abból áll, hogy folyamatosan elérhetőnek kell lenni. Megy a folyamatos telefonálás, az idegeskedés, a küzdés, és a vége az lesz, hogy igazából nyaralás közben is dolgozunk. Nemhogy pihenni nem marad időnk, hanem még feszültebbek vagyunk a nyaralás végére, mint előtte. Hiszen mikor visszajövünk, akkor 1-2 hétig napi 10-12 órában csak futunk magunk után, hogy végre utólérjük magunkat a nyaralás alatt elmaradt teendők miatt.
Van megoldás !
Egy olyan cégmodellt kell felépítenünk, ahol minden információ elérhető az arra jogosultak számára. Így ha a kollégánk elmegy nyaralni vagy lebetegszik, akkor is látunk minden folyamatban lévő munkát, határidőt, közelgő eseményt, amivel foglalkozni kell. Nem maradunk le a megbeszélésekről, nem csúszunk el a határidőkkel, nem feledkezünk meg semmiről, hiszen ott van minden előttünk, minden adat és információ egy helyen elérhető. Ráadásul ehhez még „át sem kell adni” egymásnak a folyamatban lévő ügyeket. Ha egy kolléga kiesik, akkor minden előzetes tervezés nélkül is át tudjuk venni a munkáját, hiszen minden információ elérhető számunkra.
Ebben segít a Process Magic. Minden információ egy helyen elérhető, és a megfelelő jogosultsági szinttel rendelkező kollégák azonnal látják amire szükségük van. Melyik megrendelőnek mire és mikorra van szüksége, milyen specifikációkkal, milyen egyedi igényekkel, és mennyiért kell neki leszámláznunk. Nem kell telefonálgatni, nem kell idegeskedni, csak egy kattintás, és minden adat a rendelkezésünkre áll.
A megrendelő is boldog, hiszen nem érez abból semmit, hogy szabadságolás vagy betegség miatt kiesett valaki a munkából. Mi is boldogok vagyunk, hiszen a nyaralás alatt tényleg pihenünk! A nyár végén pedig boldog, mosolygos, kipihent kollégákkal kezdhetünk bele az évvégi-hajtás időszakába 🙂
