Rengeteg neves cég van a piacon, jobbnál jobb ügyviteli szoftverekkel. Olyanokkal, amik már régóta a piacon vannak, rengeteg referenciával rendelkeznek évek óta működnek hibátlanul és megbízhatóan.

Felmerül a kérdés, hogy akkor miért nem ezeket a szoftvereket használja a nyomdaipar? Miért kell speciális, kifejezetten nyomdának készített szoftver alkalmazni? Hiszen ha egy autóipari beszállító cégnek megfelel, aki naponta több ezer terméket gyárt le pontosan, precízen, hibamentesen, akkor miért pont a nyomdának ne lenne megfelelő?

1.A legalapvetőbb különbség már a folyamat legelején megjelenik. Egy általános, termelési területen az esetek többségében visszatérő munkák vannak. Van egy adott termékkör, ezeknek elkészülnek a gyártási sablonjai, és a későbbiekben ezeknek a sorozatgyártása, újragyártása történik. Ha van is időnként 1-1 kisebb módosítás, változás, az általában nem érinti a teljes folyamatot, maga a gyártás felépítése változatlan marad.

Ezzel szemben a nyomdaiparan minden munka gyakorlatilag egy új termék. Vannak persze visszatérő munkák, de ha az arányokat megnézzük, akkor sokkal több az új termék. Ezek esetében pedig fel kell építeni a teljes technológiai sort. Amit egy alkatrészgyártónál egyszer felépítenek termék-munkafolyamatot, azt egy nyomdában minden egyes új munkánál el kell végezni. Így tehát az árkalkulációt végző dolgozó nemcsak egy árajánlatot készít, hanem a kalkuláció közben megtervezi a teljes gyártási folyamatot.

Többek között ez az egyik ok, ami miatt sokkal nehezebb valakit betanítani mondjuk egy könyv gyártási árajánlat elkészítésére, mint mondjuk egy PC boltban egy számítógépre árajánlatot készíteni.

2. A második fontos különbség, hogy például egy PC -re készült ajánlat esetében az árkalkuláció teljesen lineáris, és így egy egyszerű „recepttel” felírható. Kell hozzá 1db alaplap, 1db ház, 1 db tápegység, stb. Ha 2db -ra készítünk ajánlatot, akkor ahhoz kell 2db alaplap, 2db ház, 2db tápegység..

Ezzel szemben a nyomdaiparban számos költség van a kalkuláció során, ami nem írható le ilyen egyszerű recept alapján, mert nem lineáris költségről van szó. Legyen szó egy gépmosásról, beigazításról, lemezkészítésről..

3. A harmadik ok, ami problémát szokott jelenteni, az a „nyomdász-nyelv”. A nyomdaiparnak van egy saját nyelvezete, amit csak az ismer aki benne van. Bár a legtöbb kifejezést amit a nyomdaiparban használunk „át lehet fordítani” olyan kifejezésekre és fogalmakra, amik egy általános célú ügyviteli szoftverben is megvannak, de ez a megoldás mégsem az igazi, hiszen joggal merül fel a kérdés, hogy miért használjunk az általánosan elfogadott hivatalos nyomdai szakszavak helyett teljesen más kifejezéseket? Ezzel csak bonyolítjuk, nehezítjük a kommunikációt cégen belül is, illetve folyamatos feszültség és nehézség keletkezik akkor is, ha esetleg egy szoftverhibát le szeretnénk jelenteni a fejlesztő/forgalmazó cég irányába, és sok esetben percek vagy 3-4 levélváltás telik el, mire egyáltalán az ügyfélszolgálat megérti, hogy mi is a problémánk, és el tudja kezdeni az érdemi munkát a megoldás érdekében.

Természetesen ettől függetlenül be lehet vezetni nem nyomdai célú termelési szoftvereket a nyomdában is. Kell kompromisszumokat kötni mind a fejlesztő mind a megrendelő cég oldalán, de tud működni ez a megoldás is.

Van olyan nyomda, aki megcsinálta, és működik. Van olyan nyomda, aki megpróbálta, és belebukott, és van olyan aki megcsinálta, működik valahogy többé-kevésbé megfelelően az elkészült szoftver, de mégsem „öröm” a használata, mert a működés közben olyan kompromisszumokat kellett kötni, amik zavaróak, idegesítőek, és nehezítik a munkavégzés.

Ha egy nyomdaipari területen nem komfortos céggel kezdünk el együtt dolgozni, akkor legtöbbször két eset fordul elő. Az egyik esetben a cég megbecsüli a rendszer tervezett költségét, elindul a fejlesztés/bevezetés, de mivel nem ismerik a területet, folyamatosan jönnek elő nehézségek, problémák, újabb feladatok bonyolítások. Ilyen esetben vagy az lesz a vége, hogy szinte négyzetesen elkezdenek növekedni a költségek, mert minden egyes dolgot kiszámláz a fejlesztő cég, vagy elkezdődik egy végtelen fejlesztés, egy végtelen ciklus, aminek szinte soha nem lesz vége, és mind a megrendelő, mind a fejlesztő cég egyre stresszesebb, egyre ingerültebb, egyre elégedetlenebb lesz. Elindul egy egymásra mutogatás, hogy miről ki tehet, de igazából nem lehet igazságot tenni. Hiszen nem okolhatom a gázszerelőt, ha nem tudja megjavítani a telefonomat…